Für unseren Kunden mit Sitz in Berlin, suchen wir aktuell eine/n: Projektassistenz Finanzen (m/w/d) mit folgenden Details:
- Laufzeit: 01.01.2027 – 30.06.2028 (Verlängerung möglich)
- Workload: 100% (37h/Woche)
- Arbeitsort: Berlin / remote (50% Berlin, 50% remote) – Wohnort in Deutschland Voraussetzung
- Geschäftsreisen: Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)
- Vertrag: ANÜ – Anstellung bei SimplyVision
Tasks & Responsibilities
Die Projektassistenz (m/w/d) soll vorrangig organisatorische und administrative Aufgaben für das Projektteam SOL Baumanagement ausführen, sowie die Programmassistenz SOL und das weitere Assistenzteam im Bereich DC-Links bei Belastungsspitzen / in Urlaubszeiten entlasten.
- Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
- Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
- Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand o Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten – Veranstaltungsmanagement
- Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
- Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
- Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
- Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
- Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
- Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
- Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
- Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
- Pflege der Ablage/Dokumentation
- Vorbereitung von Foliensätzen
- Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links
Must Haves
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
- Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
- erufserfahrung in Assistenzfunktionen – Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
- Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office
Did we catch your interest?
The SimplyVision-Team is looking forward to receive your application (Word file is highly appreciated).
Kindly be informed that our customer is located in Switzerland. Therefore only applications from candidates within the EU or candidates holding Swiss work permission are required.
Preferred Interview Dates
- voraussichtlich am 19.11. und am 20.11.
