Fokusrichtung 1: 044

Zur Verstärkung des Programms wird eine erfahrene  ersönlichkeit als Projektmanagement Officer (PMO) mit Schwerpunkt Qualitäts- und Risikomanagement gesucht. In dieser Funktion stellen Sie die methodische und qualitätsbezogene Governance über die gesamte Multiprojektorganisation sicher.

Ihre Hauptaufgaben

1. Qualitätsmanagement (LO-01)

• Projektberichtswesen & Dokumentationsverwaltung: Übernahme der Leitung des gesamten Projektberichtswesens und saubere Verwaltung der Projektdokumentation.
• QS-Berichterstattung & Abnahmen: Erstellung von Qualitäts- (QS-) und Risikoberichten sowie Verfassen von Abnahmeprotokollen.
• ICT-Qualitätsmanagementsystem (QMS): Entwicklung und Etablierung eines ICT-Qualitätsmanagementsystems.
• Quality Gates & Methodik: Organisation und Durchführung von Quality Gates zur Überprüfung der Projektmanagementmethodik.
• QM-Planung & Phasenfreigaben: Erstellung und laufende Führung eines Qualitätsmanagementplans, Unterstützung bei Phasenfreigaben und enge Abstimmung mit Armasuisse in sämtlichen QM-Themen.

2. Risikomanagement (LO-02)

• Multiprojekt-Risikomanagement: Sicherstellung und methodische Führung des Risikomanagements innerhalb der gesamten Multiprojektorganisation.
• Risikoübersicht & Tracing: Erstellung, Pflege und Nachführung einer zentralen, konsolidierten Risikoübersicht.
• Risikoharmonisierung: Harmonisierung und Abgleich der Risiken zwischen der Projektorganisation und dem Einsatz IKT.
• Beratung & Massnahmentracking: Aktive Beratung der Projektleiter (PL) und Teilprojektleiter (TPL) im Risikomanagement sowie Nachverfolgung und Tracing vereinbarter Risikominderungsmassnahmen.

Must Haves:

• Nachweisbare Praxis als PMO mit ausgewiesener Expertise im Qualitäts- und Risikomanagement komplexer ICT- und Digitalisierungsvorhaben (vorzugsweise in einem skalierten agilen Umfeld / SAFe).
• Erfahrung im Aufbau von ICT-Qualitätsmanagementsystemen, in der Definition und Durchführung von Quality Gates sowie der Begleitung von Phasenfreigaben.
• Fundierte Kenntnisse im Aufbau und Betrieb von Risikomanagementsystemen in Multiprojektorganisationen sowie beim Tracing von Massnahmen.
• Exzellente Fähigkeiten im Verfassen von QS-Berichten, Abnahmeprotokollen, Entscheidungs- und Freigabeunterlagen.
• Beratungskompetenz gegenüber Projekt- und Teilprojektleitenden, Durchsetzungsstärke, hohe Genauigkeit und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Fokusrichtung 2: 042

Zur Unterstützung des Managements, der Geschäftsbereichsleitung (GBL) und der Governance wird eine versierte Persönlichkeit für die Rolle des Projektmanagement Officer (PMO) gesucht.

Ihre Hauptaufgaben

1. Operatives Project Management Office (LO-01)

• Organisation & Administration: Bereitstellung organisatorischer und administrativer Grundlagen für das Management-Team.
• Agile Zeremonien: Vorbereitung, Koordination und Dokumentation von Program Increment (PI) Plannings sowie weiteren zentralen Programm-Zeremonien.
• System- & Datenpflege: Vollständige und laufende Pflege des Berichtswesens sowie der Dokumentations- und Projektwerkzeuge (Jira und Confluence).
• Kommunikation & Postfach: Zentrale Organisation von Informationen/Dokumentationen, Bewirtschaftung des zentralen Teampostfachs sowie Sicherstellung der Abstimmung mit Lieferanten als zentraler Ansprechpartner.

2. Unterstützung Management & Geschäftsbereichsleitung (LO-02)

• Management-Support: Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung (GBL) bei Organisation, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben, Entscheidungen und Pendenzen.
• Entscheidungsgrundlagen & Präsentationen: Aufbereitung, Strukturierung und Konsolidierung von Entscheidungsvorlagen, Managementinformationen und Präsentationen.
• Informationsfluss & Stakeholder-Koordination: Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses innerhalb der Organisation und gezielte Einbindung relevanter Stakeholder.

3. Governance, Reporting & Controlling (LO-03)

• Train Alignment Boards: Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Massnahmen aus den Train Alignment Boards.
• Ressourcen-, Liefer- & Kostencontrolling: Transparente und aktuelle Planung von Ressourcen und Kapazitäten; kontinuierliche Pflege von Vorgehensplänen, Lieferobjekten, Terminen und Kosten.
• Change- & Qualitätsmanagement: Vollständiges Erfassen, Dokumentieren und Nachverfolgen von Anträgen und Change Requests; transparente Ausweisung von Abweichungen und Dokumentation von Korrekturmassnahmen.

Must Haves:

• Nachweisbare Berufserfahrung als PMO in komplexen IKT-Projekten, vorzugsweise in einem skalierten agilen Umfeld (SAFe).
• Sichere Beherrschung von Jira und Confluence für das Berichtswesen, die Dokumentenablage und das Aufgaben-Tracking.
• Erfahrung in der Aufbereitung von Management-Entscheidungsgrundlagen, Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Change Management sowie dem Verfolgen von Governance-Prozessen (z. B. Train Alignment Boards, PI Plannings).
• Strukturierte Arbeitsweise, hohe Selbstständigkeit, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Verlässlichkeit im Stakeholder-Management.

Fokusrichtung 3: 022

Ihre Hauptaufgaben

1. Administrative Unterstützung für PL / Business Owner (LO-01)

• Unterstützung der Projekt-, Programm- und Portfolioleitung bei sämtlichen Planungs-, Erfassungs-, Monitoring- und Informationsaufgaben.
• Aktives Kalender- und E-Mail-Management (MS Outlook).

2. PMO-Unterstützung der Projektarbeit (LO-02)

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Progressmeetings.
• Erstellung von Präsentationsunterlagen für Projektgremien.
• Verfassen von präzisen Sitzungsprotokollen und Nachverfolgung vereinbarter Pendenzen.

3. Tool-Gesteuerter Administrativer Support (LO-03)

• SharePoint & Confluence: Erstellung von Bereichen, Pflege des Berechtigungsmanagements und kontinuierliche Datenpflege.
• Acta Nova (GEVER): Erstellung von Ablagebereichen, Pflege von Zugriffsrechten und ordnungsgemässe Geschäftsverwaltung/Datenpflege.

4. QRM, Risikomanagement & Finanzreporting (LO-04)

• Aktive Führung und Aktualisierung des Risikomanagement-Logs (QRM).
• Zeitgerechtes Tracking und Nachverfolgung von Projektmassnahmen.
• Erstellung und Aufbereitung von Finanzreportings zur Projektsteuerung.

5. Dokumentations- & Entscheidungsgrundlagen-Management (LO-05)

• Erstellung von Fachdokumentationen, Auswertungen, Diagrammen und Konzepten.
• Erarbeitung und Bereitstellung von Vorlagen, Checklisten und Anleitungen im PMO-Umfeld.
• Aufbereitung transparenter Entscheidungsgrundlagen für die Projektleitung.
• Durchführung von Qualitäts- und Formreviews bei Dokumenten und Präsentationen.

Must Haves:

• Nachweisbare Berufserfahrung als PMO / Project Support in komplexen IKT- oder Digitalisierungsprojekten.
• Fundierte Anwenderkenntnisse in:

1. SharePoint & Confluence (Bereichs- & Rechteverwaltung)
2. Jira / Jira Tempo (Aufwands- & Projekt-Tracking)
3. Acta Nova / GEVER (Elektronische Geschäftsverwaltung)
4. Komplettes MS Office Paket (insb. Outlook, Excel, PowerPoint)

• Erfahrung in Risikomanagement (QRM), Massnahmentracking, Finanzcontrolling und dem Verfassen von Entscheidungsvorlagen.
• Hohe Organisationsfähigkeit, Präzision, Selbstständigkeit und starke Kommunikationskompetenz.